На бланке организации, которая ответила.
______________________________________________________________________
. _______________ Outside. n ____ ‘___’ ___________ ___ in in. n _____ ‘___’ ___________ ___ from.
‘___’ _______ ___ в ответ на запрос _______ ___, например, n _____ сообщаем, что прототип требуемого вам документа доступен на сайтах __________ и ________.
Копия запрашиваемого документа прилагается к данному письму.
Как правильно написать письмо-заявку
Class365 — быстрое и удобное заполнение всех ключевых документов
Войдите в Class365. 0 трений в месяц!
При сотрудничестве с партнерами, исполнителями (или самими заказчиками) часто возникает необходимость вести деловую переписку. На первом этапе сотрудничества, когда договор еще не заключен, самой распространенной формой деловой переписки является письмо-исследование.
Как правильно составить исследовательское письмо
Цель исследовательского письма — получить информацию, если ранее она не была получена или представлена в полном объеме.
Наиболее распространенные причины для написания письма-расследования:
Планирование написания письма-расследования
Введение: объясните мотив или причину вашей просьбы. Можно использовать следующую формулу
Рассмотреть расхождения в действиях, hellip
Основная часть письма: подробно и точно изложить суть поднятого вопроса. Скорость голосования:
Вывод: при первом общении лучше всего сообщить источник (как компании, так и продукта), из которого вы почерпнули информацию.
PS: Предоставьте краткую информацию о своей компании и выразите желание дальнейшего сотрудничества.
Если вам нужен ответ в конкретные сроки, укажите следующее
У вас есть два дня, чтобы ответить.
Как правило, письмо-опрос печатается на фирменном бланке, и такая же форма используется при отправке электронного письма.
Ответ на опросное письмо — это обязательное ответное письмо, написанное по содержанию вопроса в определенные сроки. Письмо-ответ может быть регламентировано нормативными документами.
Вообще, письма-опросы, если они правильно составлены, — это очень эффективный способ работы с безжалостными или очень медлительными клиентами/руководителями. Такие письма могут способствовать длительному и плодотворному сотрудничеству и, следовательно, могут являться приложением или предпосылкой к коммерческому предложению.
Простой и удобный способ хранения документов&.
Исследовательское письмо. Образцы исследовательских писем. Образец исследовательского письма.
Исследовательское письмо — это коммерческое деловое письмо, предназначенное для получения от адресата необходимой информации о предмете. Характеристики товара, условия поставки, его наличие, условия доставки, способ доставки, чтобы уточнить способ доставки, перечень способов получения цен, каталог, образцы продукции и т. д.
При написании этого вида профессионального письма желательно подробно изложить суть вопроса и ускорить получение, дав получателю время на написание ответа.
Как написать письмо-расследование
Как правило, письмо-расследование подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Письмо оформляется на фирменном бланке организации.
Как и письмо-запрос, письмо-исследование требует ответа.
Образец письма-исследования
Исследовательское письмо составляется для получения официальной информации и документации. Оно очень похоже на письмо-запрос. Поэтому воспользуйтесь образцом письма-запроса, чтобы ознакомиться со статьей. Возможно, некоторые примеры окажутся для вас полезными. Ну и, конечно же, в этой статье вы найдете образец письма-запроса.
Как и любое другое профессиональное письмо, письмо-запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, необходимо также знать основные правила оформления реквизитов документа (например, адресат, подпись, должность). Письмо-запрос должно сопровождаться письмом-ответом.
Основная часть анкеты обычно начинается с объяснения причин и мотивов запроса. Примеры — «в соответствии с заключенным договором…», «для выполнения ранее достигнутой договоренности…», «на основании телефонного разговора…», «для решения нерешенного вопроса…» и т. д.
Также могут быть сделаны ссылки на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Далее отчет составляется по шаблону.
«В соответствии со статьей XX, пунктом X Федерального закона от 00.00.2012, 208-ФЗ «… Полное название документа».
Ссылки на конкретные пункты или статьи могут быть опущены, но всегда следуют в следующей последовательности: вид документа (постановление, распоряжение и т.д.) + автор документа + дата + его номер + название.
Однако если причины просьбы ясны, она может быть изложена прямо, без пояснений. И наоборот, при необходимости можно подробно объяснить ситуацию, не ограничиваясь одним предложением.
Сама просьба должна подробно описывать конкретный вопрос, который волнует автора письма. Например, «Пожалуйста, сообщите мне о ~», «Пожалуйста, пришлите мне ~», «Я был бы очень благодарен, если бы вы могли ~» и т. д. Допускается тщательное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.
Анкета — образец оформления в формате документа.
Сообщите, пожалуйста, можете ли вы поставить комбинированные полки (код по каталогу SKP-325-0942) в количестве 50 штук к 10 ноября 2014 года, а также сроки оплаты и доставки.
Профессиональное письмо
Ответное письмо служит композиционно и тематически подчиненным текстом к анкете. В ответном письме обязательно должна быть ссылка на первое письмо и его тему. Оба письма должны совпадать по содержанию, терминологии, формулировкам и системе ссылок.
Ответное письмо с положительным решением составляется по следующей схеме
В письмах с отказом особенно важно использовать лексику, которая помогает отправителю письма оставаться вежливым. Дайте им понять, что вас не устраивают, например, некоторые ситуации отказа, задержки с принятием положительных решений, разногласия, то есть ситуации, которые предполагают использование слов, выражающих сожаление, в начале ключевых фраз. Ваша просьба. К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия. Мы очень сожалеем о возникшей проблеме. Они не позволяют нам воспользоваться вашим предложением в ближайшем будущем. И т. д.
При ответе на коммерческие вопросы продавец направляет предложение (оферту), если он может удовлетворить требования покупателя немедленно и выполнить поставку товара. В противном случае, с учетом вышеизложенных правил, может быть направлено письмо с отказом или письмо с предоставлением необходимой информации.
В этом случае при составлении ответного письма можно использовать следующие основные фразы
Сообщаем вам, что на данный товар имеется высокий спрос. Для того чтобы выполнить ваше желание. Мы рады дать положительный ответ на ваш запрос о скидке. Однако, к сожалению, мы не можем согласиться с вашими условиями оплаты. Как наш долгосрочный партнер, вы, конечно, очень хорошо информированы. Мы с удовольствием примем во внимание все ваши замечания. Подумайте, что вы думаете по этому поводу. Мы надеемся, что наше предложение вас заинтересует. Возможно, вас заинтересует новый подход к проблеме (наше предложение). И т. д.
Основные элементы письма
Ответ/отписка на запросы контрагентов — обязанность. Таким образом, мы должны понимать, что поддерживаем доверительные отношения и уважаем наших партнеров.
Полученные вопросы должны быть тщательно изучены. Ответы должны быть сформулированы в соответствии с конкретным вопросом.
Важно, чтобы срок ответа был соблюден. Как правило, ответы на вопросы должны быть даны в течение одного-двух рабочих дней, даже если контрагент не установил срок.
Если в запросе указано конкретное требование или конкретные требования, ответ должен содержать информацию о том, когда и как это требование может быть выполнено.
Ответы на вопросы рекомендуется направлять в письменном виде. Таким образом, можно создать рабочий процесс, к которому можно будет обратиться в любое время в будущем.
Наконец, ваши ответы на вопросы должны быть краткими и четкими. И, конечно, они должны быть отправлены вовремя.
Ключевые советы по правильному ответу на запросы информации
Как правильно ответить на запрос о предоставлении информации в письменном виде? Следует отметить несколько важных моментов.
Выполнение запросов на получение информации — дело серьезное. Не забывайте учитывать все детали вашей конкретной ситуации и формулировать свой ответ максимально точно и четко.
Похожие посты:.
Когда я должен дать официальный ответ на возражение или письмо?
Деловые письма могут быть отправлены по разным причинам, включая рекламные акции, дополнительные обязательства и приложения.
Официальный ответ требуется для корреспонденции, содержащей индуктивный элемент или прямой ответ получателя в качестве второй части процесса.
На письма такого рода следует отвечать следующим образом.
Реже ответные документы могут составляться в ответ на предложения о сотрудничестве, приглашения, заявки, поздравительные письма (и другие нерабочие письма, являющиеся частью корпоративного и делового этикета).
В официальных ответах всегда должна быть ссылка на первоисточник информации, то есть на письмо, полученное организацией. Необходимо указывать уникальную информацию (серийный номер, название, дату создания, дату получения адресатом). Эти ссылки должны быть четко указаны в тексте ответа или его основной части.
При написании официального ответа автор должен проанализировать все обстоятельства переписки, использовать все приемы корпоративной и деловой оценки, правильно оформить ссылку на ответ и адресовать вторую часть в неличном формате, с указанием должности и ФИО.
Письма также могут быть адресованы нескольким лицам, например, группе инвесторов, акционеров или совладельцев.
Как отправляется письмо?
В зависимости от важности вопросов, обсуждаемых в письме, ответ может быть отправлен руководителем, его заместителем, сотрудником офиса, бухгалтерии или даже отдела кадров. Сроки формирования строго определены.
В первом письме с просьбой, приказом или распоряжением получатель должен указать дату или точный срок, в течение которого ответ должен быть возвращен отправителю. Этот срок редко превышает семь-восемь рабочих дней.
Срочный ответ не требуется для приглашений, пити-дол, поздравлений и других писем, основанных на иных правилах этикета. Если собеседник должен ответить согласием или отказом на приглашение на мероприятие, ответ должен быть отправлен за неделю до запланированного события (иначе сложно составить список гостей и правильно организовать прием).
Общее правило заключается в том, что стиль официального ответа должен быть идентичен стилю оригинального письма. Содержание (основная часть) должно соответствовать цели и формату исходного послания.
Независимо от того, кто редактирует текст письма на бумаге или в электронном виде, формулировка основной идеи содержания должна быть одобрена начальником.
Если документ в итоге соответствует ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, формулировки можно формировать на основе образцов. Образцы могут быть взяты из множества электронных источников, взяты из больших баз данных, а также могут составлять самостоятельный локальный стандарт на предприятии или в структурном подразделении.
При написании основного текста целесообразно использовать стандартные фразы: «В соответствии с вашим обращением… , «В ответ на ваше обращение…» , «В ответ на ваше обращение… , «Спасибо за ваше предложение. … », «Подтверждение … « и т. д.
Как выполнять — основные условия
ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 Комплект 30 обязателен для профессиональных писем, но этот стандарт имеет репортерский характер и не распространяется на непрофессиональные обращения (поздравления, соболезнования, благодарности — могут быть подготовлены в свободной форме).
Ответы могут быть написаны на чистом листе А4 или корпоративном бланке, использование которого регламентировано ведомственным законодательством. Элементы корпоративного стиля (логотипы, эмблемы), если они разработаны, должны присутствовать на бланке.
Обязательные условия, затрудняющие выполнение задания, следующие.
Если документ создан в электронном виде, часть информации (выделение) может быть пропущена.
Расположение данных на листе также определяется ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 и подчиняется следующим правилам.
После отправки ответа получатель должен пронумеровать ее и зарегистрировать в журнале исходящих документов. Затем получатель должен также зарегистрировать письмо как входящую почту.
После выполнения всех формальностей письмо классифицируется уполномоченным лицом. Информация и объявления анализируются и хранятся в течение определенного времени (обычно не более одного месяца), а важные отправляются на проверку руководителю организации.
Образец.
Как правильно ответить на запрос о предоставлении информации?
Запросы о предоставлении информации, если вы являетесь членом руководства организации и получаете финансовую деятельность более одного раза, или если вы получаете требования. Грамотный и четкий ответ — это инструмент для взаимоотношений с контрагентами и государственными органами. Составление обращений без навыков работы с деловой почтой может оказаться сложной задачей. В этой статье приведены требования к оформлению заказа и написанию письма. В ней наглядно объясняются примеры положительных и отрицательных решений проблем.
В каких случаях это необходимо?
Если в компанию обращается третья сторона, требуется сборник ответов.
Характер писем с ответами.
Ответы на запрашиваемую информацию правомерно разделить на две группы.
Главной особенностью обоих ответов является характер внутреннего содержания текста. Для принятия положительного решения по запросу необходимо предоставить всю необходимую информацию и полностью удовлетворить требования заявителя. В результате подробного ответа у контрагентов должны возникнуть сомнения и неуверенность. Отрицательное решение подразумевает необходимость предоставить обоснование отказа.
Направление рекомендаций, на которые контрагенты могут рассчитывать при благоприятном разрешении проблемы, является признаком хорошего вкуса.
Требования к оформлению
Ответ должен быть напечатан на фирменном бланке компании с указанием ее реквизитов, если таковые имеются.
Документ должен содержать следующие неизбежные позиции.
Перспективные решения.
ООО «Автошик»: генеральный директор.
. Москва, ул. Песчаная, д. 13 ооо «автомир».
Телефон (095) 956-13-14 Иванов В. С.
ОКПО 6359874, ОГРН 1234567891234.
В связи с Вашим обращением от 1 сентября 2019 года 17 по вопросу возможности оказания услуг по авторемонту, ООО «Автошик» сообщает, что согласно утвержденным ценам на 2019 год, оно примет на себя обязательства по выполнению авторабот в предложенный период до 1 октября 2019 года. (Прилагается).
В связи с долгосрочным сотрудничеством между нашими компаниями, мы предоставляем скидку 5% на все выполняемые работы.
Приложение: прайс-лист 2019 — 10 листов.
Генеральный директор ООО «Автошик» Степанов П.П.
Отрицательное решение.
ООО «Глукоза» к судье Арбитражного суда.
. Москва, ул. Житная, д. 14, Тикомиров В.М.
ОКПО 6353879, ОГРН 1934967891634
По запросу суда. 589 о передаче отчета за 2001 год от 10. 09. 2019 г. сообщаем, что предоставить запрашиваемый отчет не представляется возможным в связи с разрушениями в результате пожара. Акт о пожаре прилагается.
Дополнительно сообщаем, что финансовые материалы являются коммерческой тайной компании и могут быть предоставлены в случае рассмотрения дела на закрытом судебном заседании.
Приложение: пожар в 2014 году — на 9 листах.
Директор ООО «Глукоза» Петров И.В.
грамотное письменное ведение дел перед контрагентами, органами государственной власти, гражданами является гарантией определенности отношений. Требования грамотности письма, предоставления достоверной информации, четкости и ясности позиции отвечающего являются своеобразной этикой официального общения.