Письмо-подтверждение позволяет одной стороне сообщить другой стороне о следующем.
Иными словами, существует множество причин для внедрения этого вида письма в повседневную практику коммерческой фирмы.
Зачем писать письма?
Этот вопрос весьма резонен, особенно учитывая различные формы современной коммуникации. Как правило, любой вопрос можно решить по телефону, скайпу или в социальных сетях. Так зачем же писать письмо?
Письменное послание получает доказательства.
В некоторых случаях может быть соразмерен договор о намерениях или, например, акт приема-передачи товара. (ни в коем случае не заменяя эти документы, но дополняя их).
Кроме того, такие письма способствуют установлению деловых контактов, формируют атмосферу доверия в межорганизационных отношениях, усиливают преданность и подчеркивают особое отношение к адресату.
Основные особенности, которые формируют письма
Если вам необходимо проинформировать контрагента о подтверждении того или иного события с вашей стороны, рекомендуем внимательно ознакомиться со следующими советами и проверить образец документации.
Прежде всего, письмо-подтверждение не имеет стандартной формы, по образцу оно может быть составлено в любом формате или в любом формате, если у компании есть свой образец этого документа.
Письмо может быть написано от руки (но в современном мире этот вариант не распространен) или напечатано на компьютере. Для писем подходит обычная бумага удобной формы (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант повышает стабильность документа).
При написании письма необходимо учитывать ряд важных моментов.
Если к письму прилагаются дополнительные документы (фотографии или материалы видеозаписи), их наличие также должно быть отмечено в тексте письма отдельным абзацем.
Письмо должно быть подписано отправителем (который пишет от своего имени) и ответственным лицом компании. Если организация подписывает документы (например, печати или пломбы) с помощью пломбиров, письмо может быть заверено с их помощью.
Письмо-подтверждение обычно имеет копию оригинала и регистрируется в календаре исходящих рисунков.
Как оформить письмо-подтверждение
Письма должны содержать стандартные элементы.
Далее, посередине строки, напишите название документа и адресуйте его конкретному сотруднику (начните со слова «Уважаемый» — затем — имя и фамилия).
Далее следует основная часть. Здесь вы вводите информацию о том, в чем именно вы хотите убедиться.
Как правило, чем подробнее эта часть письма, тем лучше.
При необходимости письмо может быть подкреплено ссылками на законодательство, внутренние нормативные акты или постановления правительства, если они имеют непосредственное отношение к рассматриваемым в письме вопросам.
В конце письма, в зависимости от цели его написания, можно выразить пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.
Как отправить письмо
Существует несколько способов отправить письмо-подтверждение.
Как видно из круговой диаграммы, «падение» хотя бы одного элемента системы оказывает негативное влияние на всю систему в целом, а значит, и на общую скорость работы системы. Поэтому важно осуществлять постоянные действия, направленные на развитие и формирование системы бизнеса. Это очевидно, поскольку важны все элементы системы.
В рамках каждой системы создается большое количество документов, поэтому мы приходим к выводу, что система не может существовать без документации, хотя документация может существовать без системы.
Для тех, кто начал свой путь к качеству до 2015 года, термины «управление документами» и «управление файлами» более привычны. Почему именно 2015 год? Это связано с новыми версиями стандартов ISO 9000 и ISO 9001.
Документированная информация — это информация и содержащие ее носители, которыми организация должна управлять и поддерживать в рабочем состоянии.
Документированная информация может быть в любой форме, на любом носителе и может поступать из любого источника. Документированная информация может относиться к
— системы менеджмента, включая соответствующие процессы; — информация, созданная для функционирования организации (документация); — свидетельства достигнутых результатов (файлы).
Понятно. 7.5 стандарта ISO 9001:2015 гласит. «Система менеджмента качества организации должна включать следующее.
— документированную информацию, требуемую ISO 9001 — демонстрационную информацию, определенную организацией, необходимую для обеспечения результативности системы менеджмента качества».
Важно помнить, что объем документированной информации о системе менеджмента может варьироваться от организации к организации.
— размер организации и ее деятельность, процессы, продукты и услуги; — сложность процессов и их взаимодействие; — компетентность персонала.
При создании и обновлении документационной информации организация обеспечивает соответствие следующим требованиям a) идентификация и описание (например, название, дата, автор или номер ссылки); — b) формат (например, язык, версия программного обеспечения, графика) и носитель (например, бумажный, электронный формат); и — c) анализ и утверждение на предмет уместности и адекватности».
В дополнение к документу по управлению документами рекомендуется создать отдельный документ по правилам документооборота. Этот документ содержит всю важную информацию, такую как.
— формат документа, — шрифт, которым был создан документ, — структура документа (основные элементы документа), — место хранения (сервер, архив и т. д.), — формат хранения и т. д.
Например, на рисунке 2 представлено содержание внутреннего документа управления информацией. Это содержание включает в себя все обязательные элементы, содержащиеся в Правилах оформления документов.
Правила создания и исполнения документов
Этот документ регламентирует все операции компании, включая производство, закупки и продажи, работу с персоналом, финансы, техническую поддержку и администрацию. Однако для того чтобы обеспечить законность действий и юридическую силу сделок, необходимо соблюдать правила их создания и оформления. Давайте рассмотрим эту тему более подробно.
В этой статье:.
Бесплатно войдите в Контур.Диадок и оцените возможности электронного документооборота.
Почему вашей организации нужны правила документооборота
Документооборот — это жизненный цикл документа, охватывающий все этапы от создания или получения до архивирования или уничтожения. Документооборот защищает работу компании. При правильной организации работа может быть плодотворной и бесперебойной.
Правильно оформленная документация играет особую роль. Документ имеет юридическую значимость, если он составлен в соответствии с требованиями законодательства, подписан уполномоченным лицом и содержит существенные элементы. Правильно составленный договор или акт защитит вас от возможных споров со страхователями и вопросов со стороны регулирующих органов.
Соблюдение требований к документации помогает
Необходимо соблюдать все виды правил документооборота, например организационно-правовые, финансово-бухгалтерские, административные, информационные и отчетные, кадровые, служебные и т. д.
Этапы и последовательность обработки документов
Документооборот организации включает в себя три потока документов: входящий, исходящий и внутренний. Различия между каждым из них:.
В качестве примера рассмотрим организационную схему работы, которая обрабатывает документы, полученные внутри компании.
Внутренние политики и правила компании определяют порядок подготовки документов. Общие требования к подготовке документов определяют следующие процедуры
| Стадия обработки документов | Правила документирования | Пример |
|---|---|---|
Организация документооборота: регламент
Правила хранения записей и организации документооборота варьируются от компании к компании. Они зависят от потребностей бизнеса. Однако существуют нормативно-правовые ограничения. Например, с 1 июля 2018 года оформление деловой и служебной документации регулируется ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Как и другие ГОСТы, он является необязательным, но рекомендуется для структурированной работы.
Этот свод правил создания документов гласит, что.
Чтобы соответствовать стандарту, форма бланка должна быть утверждена для каждого вида документа. Рекомендации предприятий по ГОСТу отражены в положениях «О контроле документов», инструкциях, правилах и регламентах.
Эти законы позволяют компаниям определять собственные требования к оформлению документов и организации документооборота, не основанные на ГОСТе. Такие внутренние стандарты могут определять
Формат документа. Компании могут иметь собственные стандарты, касающиеся формата документов, шрифтов, заголовков, подписей и т. д.
Этапы распространения документа в организации. Это получение, первичная обработка, регистрация, подписание и сдача в архив.
Сроки действия. Некоторые документы требуют согласования или дополнительных подписей. В этом случае вдвойне важно следить за соблюдением установленных сроков.
Диадок соблюдает все требования законодательства. Делаем передачу документов простой и быстрой
Стандартизация документов в ЭДО
Переход на электронный документооборот (EDI) помогает сократить рутинные задачи при составлении и правильной подготовке документов. contur. diadoc edi позволяет обмениваться документами с торговыми партнерами.
| Расширение | Пример | ||
|---|---|---|---|
| Формализация | Имеет формат, утвержденный или рекомендованный Федеральной налоговой службой или разработанный самим участником ЭДО | XML | Счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), корректировочные счета-фактуры и УПД, акты сдачи-приемки работ, TRG-12 |
| Неформатированные. | Нет утвержденного или рекомендуемого формата | docx, xlsx, pdf, другой | Регистрация, прайс-лист, кредитная нота, требования |
Diadoq позволяет организовать обмен документами уникальным образом. Это необходимо компаниям различных отраслей, например, авиации и строительства. Эксперты сервиса расскажут вам, как подготовить документы с помощью EDI.
С Диадоком вы откроете для себя все преимущества электронного документооборота.
Эксперты Diadocday 2022 рассказывают, почему компании выбирают EDI. Посмотреть цитату из презентации:
В Диадоке используется специальная электронная подпись. Это аналог собственноручной подписи, который гарантирует юридическую силу документа. Она принимается контрагентами, налоговыми органами или судами.
Сервис следит за изменениями в законодательстве и своевременно информирует Диадок о своих процедурах. Например, если Федеральная налоговая служба корректирует оформление или процессуальное выставление счетов для передачи документов, сервис поддерживает изменение сроков.
Система контролирует форматирование. Пользователи не могут отправлять стандартные документы в устаревших форматах.
Это минимизирует риск ошибок и повышает благонадежность контрагентов. Благодаря EDI компания избегает многих рутинных задач, своевременно выполняет свои обязательства и улучшает финансовые показатели. Кроме того, в Диадоке четко структурированы этапы работы и порядок обработки документов. Это помогает соблюдать правила делопроизводства и документооборота без лишних трудозатрат.
Электронные документы не нужно копировать на бумагу и отправлять курьером. Обменивайтесь документами с контрагентами в электронном виде в Диадоке