Объяснительная записка руководителю — это документ, в котором сотрудник предприятия может обратиться к ответственному лицу и объяснить причины совершенного проступка. Сегодня мы разберемся, в каких случаях требуется объяснительная записка. Поскольку она необходима, мы понимаем, какие последствия можно предусмотреть для нарушителей трудовой дисциплины.
Объяснительная как документ
Объяснительные записки как документы широко используются в трудовых правоотношениях между работниками и работодателями. В частности, Трудовой кодекс РФ обязывает руководство организации получать объяснительную записку от работника, нарушившего трудовую дисциплину. Без этой записки дисциплинарное взыскание не может быть применено. Нарушение установленных законодателем правил может стать основанием для лишения мандата руководителя, если действующее лицо обратится с жалобой к трудовому инспектору или подаст иск в суд общей юрисдикции.
В объяснительной записке нарушитель объясняет причины дисциплинарного проступка или заявляет, что не нарушал регламент, приводя аргументы в пользу своей позиции. Решение о том, наказывать ли действующего сотрудника, принимает руководитель компании. Поэтому, если работник приводит доводы в пользу своей невиновности или обстоятельства, позволяющие избежать наказания, дисциплинарные взыскания могут не применяться.
Отсутствие объяснений.
Многие опрометчиво полагают, что директор не может вынести дисциплинарное взыскание без объяснительной записки по просьбе руководителя или представителя отдела кадров. Сообщаем вам, что это не так.
В распоряжении сотрудника есть два дня на подготовку описательной записки. По истечении этого срока руководитель имеет право принять решение. Если в таблице так и не появилась объяснительная записка, менеджер по персоналу составляет акт об отказе в предоставлении объяснений, который заверяется подписью коллеги, подтверждающей достоверность изложенного на бумаге. Такой акт может заменить объяснительную записку сотрудника с юридической точки зрения.
Мы советуем вам не лишать себя возможности оправдаться, даже если кажется, что избежать ответственности нет никакой возможности. Даже если руководитель наложит ратификацию, вы все равно можете попытаться отбиться от него через суд или трудовую инспекцию, а письменное объяснение докажет вашу честность.
Санкции работодателя.
Работодателям стоит обратить внимание на то, что они вправе применить к своим подчиненным только одну из исчерпывающего перечня санкций, перечисленных непосредственно в статье 192 ТК РФ. Надзорные санкции называются дисциплинарными и могут выражаться в повторном наказании, повторном порицании или увольнении. Конкретную меру этого наказания определяет начальник, исходя из характера совершенного проступка, его тяжести и других факторов. Одной из таких ситуаций является описательная записка нарушителя: «Наказывать нужно не за проступок, а за сам проступок». Если правильно обосновать свою позицию, наказания можно вообще избежать.
Во многих компаниях сегодня применяется система штрафов, когда за дисциплинарные проступки из зарплаты вычитаются деньги. Такое отношение к сотрудникам не заслуживает восхищения. Кроме того, штрафы не выходят за рамки Трудового кодекса.
Безусловно, работодатель не имеет права штрафовать сотрудников, но если деньги вычитаются из части премиальной зарплаты, это не считается штрафом. Однородной судебной практики по данной категории споров не существует, поэтому если вас оштрафовали за работу, вы можете попытаться оспорить приказ директора в суде, подав иск в суд общей юрисдикции.
Инструкция по подготовке отчета о причинной связи
Каузальный отчет директору составляется в свободной форме, независимо от причины, по которой его просят подготовить. Поэтому документ делится на три элемента: заголовок, в котором объясняется причина нарушения, дата исполнителя и причина подписания, и отдельные элементы.
В шапке исполнитель указывает имя руководителя компании, его должность по отношению к организационно-правовой форме и полное название компании. Далее должны остаться ФИО самого сотрудника, его должность согласно штатному расписанию. Поскольку документ носит исключительно внутренний характер и у компании уже есть все персональные данные сотрудника, уточнять паспортные данные нет необходимости.
В остальной части документа сначала упоминается сам инцидент, который привел к появлению этой объяснительной. Здесь можно как признать свою вину в содеянном, так и не признать ее, заявив, что не нарушил ни одной нормы Трудового кодекса РФ или правил внутреннего трудового распорядка. В обоих случаях вы должны обосновать свою позицию и сослаться на факты, действующие нормативные акты и т. д. Если у вас есть документы, подтверждающие вашу позицию, пожалуйста, ссылайтесь на них и приложите к объяснению.
Следующий шаг — поставить дату на служебной записке, написать фамилию и инициалы сотрудника и подписать окончательный вариант. После того как служебная записка будет готова, вы можете отправить ее на рассмотрение руководителю. После того как руководитель примет решение, вы получите уведомление о его результатах под подпись.
В этом разделе мы расскажем вам, как написать объяснительную записку.
Объяснительная записка по структуре состоит из трех частей: заголовка, основной части, в которой излагается суть вопроса, подписи ответственного лица и даты составления документа. Уделите достаточно внимания каждой из них.
В правом верхнем углу бумаги сотрудник пишет имена директоров компании и ее официальное название, указывая организационно-правовую форму. Затем вы указываете здесь свое имя и должность из штатного расписания.
В нижней части документа сотрудник упоминает о событиях, произошедших в компании, частью которых вы были, и начинает объяснение. Описание может касаться как нарушений трудовой дисциплины, так и, например, утери пропусков или ключей или невыполнения месячного графика. В тексте должны быть ссылки на факты и документы, подтверждающие нашу позицию. Все официальные документы должны быть приложены к описанию и представлены на рассмотрение вместе с ним.
На этом работу по созданию документа можно считать завершенной. Просто укажите дату создания, фамилию, инициалы и подпись сотрудника. Окончательный вариант передается в отдел кадров или вручается руководителю лично. После того как служебная записка будет рассмотрена, сотрудника, скорее всего, пригласят на беседу и попросят подписать заявление.
Если был издан приказ о привлечении работника к дисциплинарной ответственности, но работник с ним не согласен, можно подать жалобу в трудовую инспекцию. Как правильно это сделать, мы уже разбирали в первой части этого сайта.