Несмотря на то что рассылка деловых документов постепенно переходит в электронный вид, бумажная переписка все еще используется. В некоторых случаях обычного письма недостаточно, так как отправителю необходимо доказать, что именно он отправил тот или иной документ по почте. В таких случаях при отправке необходимо составить опись вложенных документов F107.
Письмо с вложенными документами отправляется через федеральную государственную компанию «Почта России». Почтовая квитанция в этом случае признается официальным документом, подтверждающим дату отправления и содержание письма.
В частности, этот способ используется для переписки с контрагентами, выставления счетов и судебных разбирательств, а также для отправки налоговых деклараций. Однако если речь идет о выписках, то, судя по Приказу ФНС России от 7 августа 2019 г. N ММВ-7-19/343@, отсутствие описи не является основанием считать, что выписка не существовала. не представлена или представлена с опозданием. В этом случае дата подачи декларации определяется по почтовому штемпелю на конверте.
Формы и образцы заполнения описи вложений
Форма описи вложений утверждена приказом АО «ПОЧТА РОССИИ» от 21 июня 2022 года N 230-п.
Опись представляет собой таблицу с указанием наименования, количества и стоимости каждого документа. Сам бланк можно получить в почтовом отделении или скачать из интернета. Для отправки письма необходимо два экземпляра переписного листа.
Вы можете заполнить бланк от руки в почтовом отделении, но есть более удобные способы сделать это. Уже несколько лет Почта России регистрирует пользователей для выдачи писем с помощью SMS-кодов. Зарегистрировав личный кабинет на официальном сайте, вы можете воспользоваться рядом онлайн-сервисов. Один из них предназначен исключительно для заполнения описи вложения.
Заполненная опись распечатывается и отдается сотруднику почтового отделения вместе с письмом.
Как отправлять и получать письма с описью вложений
Корреспонденция с описью вложений должна подаваться готовой к отправке. Помимо самого письма, необходимо представить два экземпляра заполненной формы F 107.
Сотрудник Почты России сверяет название и номер вложения со списком, проставляет дату и подписывает его. Эта услуга платная, и окончательная стоимость зависит от веса письма и объявленной ценности вложения. Копия описи выдается отправителю. Ее следует хранить вместе с почтовой квитанцией в качестве документального подтверждения.
Письмо с описью вручается запечатанным при получении. При желании получатель может попросить сотрудника Почты России вскрыть конверт, чтобы убедиться, что документы полностью вложены в письмо.
Если оператор обнаружит расхождение между содержимым и описью, необходимо составить акт. Расследование может занять до двух месяцев, а в случае утери документа Почта России обязана выплатить компенсацию. Если письмо вскрыто не в присутствии сотрудников почты, претензии к его содержанию не могут быть зарегистрированы.
Зарегистрированные или ценные отправления.
В настоящее время Почта России для удобства отправителя предлагает несколько видов посылок, среди которых можно выделить заказные и ценные письма.
Регистрируемое письмо — это заказное письмо. Это означает, что в ходе специальной процедуры письму присваивается трек-номер, по которому получатель и отправитель письма могут отследить его передачу до места назначения.
Заказные письма могут быть снабжены дополнительными услугами, такими как уведомление о доставке (более подробную информацию вы можете найти в соответствующих документах на нашем сайте).
В соответствии с российскими почтовыми правилами заказные письма, содержащие список вложений, не выдаются.
Ценные письма также относятся к категории заказных писем, но отличаются от простых заказных писем.
Объявленная ценность письма означает стоимость содержимого, заявленную отправителем.
Использование письма с описью вложений для стандартизации отправлений
Для описи внутренних вложений в письмо Почта России имеет стандартную форму Ф. 107, которую должен заполнить отправитель. Если письмо отправляется за границу, используется форма CN 07.
Необходимо сделать два экземпляра документа: один экземпляр остается у отправителя, второй вклеивается в конверт при его адресовании получателю.
На бланке необходимо указать следующую информацию.
Если товар не помещается в бланк, вставляются два или более бланков, которые нумеруются. В бланки нельзя вносить изменения. Если требуется внести изменения, бланк необходимо переписать.
Когда бланк заполнен, письмо отклеивается и вместе со списком вложений передается почтовому работнику для проверки. Он сравнивает элементы, указанные в описи, с теми, что фактически помещены в папку, и ставит отметку в разделе «Проверка». Таким образом, в описи появляется отметка о том, что письмо содержит именно то, что указано в переписи.
После проверки письмо запечатывается, а отправитель оплачивает страховку. Она рассчитывается на основе цены, установленной почтовым ведомством за каждую неполную ценность, и является «контрольной» для получателя вложения.
Если содержимое потеряно
Получив письмо с переписью, получатель немедленно вскрывает его в почтовом отделении. Это обязательно, независимо от того, была ли нарушена целостность папки. Содержимое проверяется на соответствие тому, что указано в описи, после чего получатель получает письмо.
Если чего-то не хватает, сотрудник почтового отделения и получатель письма должны составить акт и провести проверку в течение двух месяцев.
Если по истечении этого срока содержимое письма не будет найдено, расходы будут оплачены отправителю полностью или частично, в зависимости от объявленной ценности.
Препроводительные письма и уведомления: образцы и руководство 2024
Письма — это почтовые отправления, содержащие письменное сообщение. Они могут быть простыми, заказными или с объявленной ценностью. В этой статье подробно рассказывается о том, как отправлять заказные письма, включая извещения и каталоги вложений.
Поэтому простые письма чаще всего используются для обмена письменными сообщениями между людьми. Обычное письмо в обычной папке или поздравительная открытка — это простое письменное письмо. Чтобы отправить его, достаточно бросить папку в синий почтовый ящик Почты России. Вес такого письма не должен превышать 20 г. *При пересылке отправитель не получает сопроводительных документов (чеков, квитанций). Если в результате этого простое письмо будет утеряно, Почта России не несет ответственности.
Регистрируемые письма предназначены для пересылки важных документов, бланков, свидетельств и фотографий. Поскольку этот вид почтового отправления является заказным, оно вносится в систему и получает почтовый идентификатор (номер маршрута). Отправление оформляется непосредственно в отделении почты России через оператора. Стоимость несколько выше, чем у простых письменных отправлений, но отправитель гарантированно доставляет отправление получателю. Зарегистрированные письма доставляются лично в руки получателю под роспись. Максимальный вес не должен превышать 100 граммов. Если почтовое отправление весит более 100 г, оно автоматически классифицируется в категорию «посылка».
Заказные письма можно отправлять как с квитанцией, так и без нее. Если вы хотите отправлять заказные письма с указанием указанной ценности или описью содержимого папки, вы должны отправлять ценные письма, а не заказные.
Что такое «заказное письмо с квитанцией о возврате»? Этот тип задания предполагает, что письмо отправляется получателю как заказное. То есть получатель получает его лично в руки, а отправитель получает уведомление, подтверждающее факт получения письма получателем. Поэтому, если отправляется заказное письмо и получатель подтверждает его получение, заказное письмо должно быть отправлено с уведомлением.
Однако помните, что вместе с заказным письмом отправляется бланк уведомления о вручении, который отправляется отправителю (ВАМ) уже после того, как его получил получатель. В результате этот документ вернется к вам, и вы узнаете, что ваша миссия находится в руках получателя (или его законного представителя) только через некоторое время.
Недавно российские почтовые службы ввели услугу SMS-оповещения. Это означает, что данной услугой можно воспользоваться. Для почтовых отправлений стоимость SMS-сообщения составляет 10 рублей.
Что такое «ценное письмо с описью вложения»? Начнем с того, что в случае с «ценными письмами» отправитель объявляет «объявленную ценность». Поэтому этот вид письменного сообщения называется «ценным». Если отправление будет уничтожено или потеряно, российская почтовая служба полностью или частично компенсирует сумму объявленной ценности.
Ценное письмо с описью вложений» означает, что содержание отправления описано отправителем в специальном формате (форма 119). Получив ценное письмо на складе, получатель операторской почты имеет право открыть файл и ознакомиться с его содержимым.
Помните, что если вы являетесь отправителем ценного письма, вы должны передать папку оператору в открытом виде. Почтовый работник должен убедиться, что вложение полностью соответствует указанному в бланке.
Как отправить заказное письмо
Вы можете отправить заказное письмо в любое отделение почтовой службы России. В этом нет ничего сложного. Вам не нужно заполнять никаких дополнительных форм.
Как отправлять заказные письма с уведомлением о доставке
Процесс отправки письменных писем с уведомлением о вручении точно такой же, как и в предыдущем случае. Единственное отличие заключается в том, что помимо заполнения адресной информации в папке, вам также необходимо заполнить форму «Уведомление о доставке» (форма 119). Вы можете получить эту форму бесплатно по электронной почте.
Пример заполнения этой формы показан на рисунке ниже. Для наглядности информация, указанная отправителем, выделена красным цветом.
На лицевой стороне бланка «Уведомление о доставке» получатель этого уведомления должен указать ваши данные (имя, адрес и почтовый индекс), а не получателя вашего письма.
Как отправлять ценные письма с описью вложений
Отправка ценного письма с описью вложений осуществляется так же, как и обычное заказное письмо. Единственное отличие заключается в том, что необходимо заполнить бланк «Список вложений» (форма 107). Этот бланк выдается бесплатно в почтовом отделении по запросу отправителя. Это дополнительная услуга, которой можно пользоваться, а можно и не пользоваться, если в ней нет необходимости.
Чтобы отправить ценное письмо с описью вложений, необходимо указать всю информацию на конверте, а также заполнить два бланка с описью вложений. Два бланка должны быть заполнены правильно, так как один останется у отправителя, а второй получит получатель. Таким образом, получатель может проверить содержимое пакета на основании этой формы.
Пример заполнения формы F. 107 приведен на следующей иллюстрации.
При отправке ценной письменной корреспонденции с описью вложений конверт должен быть предоставлен оператору во вскрытом (невскрытом) состоянии. Оператор должен убедиться, что содержимое папки соответствует списку вложений.
Почтовые письма: сроки доставки и тарифы
Сроки доставки заказных писем аналогичны срокам доставки других почтовых отправлений, таких как посылки и бандероли. У российских почтовых компаний есть сроки, на которые можно положиться. Подробнее об этом мы писали в предыдущей статье об отправке посылок наложенным платежом. Если вы хотите, чтобы ваше письменное письмо дошло быстрее, отправляйте его первым классом. Отправления первым классом более актуальны между населенными пунктами, где возможно воздушное сообщение. Отправка таким способом в черте города или области не рекомендуется.
Стоимость пересылки заказных писем определяется в зависимости от ряда факторов, включая вес, наличие или отсутствие извещений, наличие или отсутствие описи вложений. Более подробную информацию можно найти на официальном сайте Почты России.
1 Вес письма составляет от 20 до 100 граммов. За каждые последующие 20 г неполного или неполного веса взимается дополнительная плата.
Как заполнить список вложений при пересылке ценных документов
Описания вложений имеют специальный формат, который может быть дополнен отправителем по мере необходимости или по своему усмотрению. Этот документ очень прост, но требует внимательности и точности. В этом разделе рассказывается, как заполнить опись вложения в электронном виде на ценном письме. Здесь вы можете получить бланк и заполнить документ.
Как правильно заполнить форму
Если вам нужно отправить посылку или письмо с ценным документом, вы можете воспользоваться двумя способами
Способ заполнения не имеет значения. Важно поставить личную подпись в конце документа, так как никто не усомнится в его подлинности.
Однако с точки зрения экономии времени первый способ лучше подходит для заполнения электронных описей (F 107, печать) вложений. В офис нужно принести два одинаковых справочника, чтобы один остался у отправителя, а другой был отправлен получателю. Если справочники заполняются вручную, то описи нужно удвоить. Однако, заполнив листинг сайта, вы увидите два одинаковых листинга при загрузке для печати, просто поставив подпись.
Давайте рассмотрим подробнее, как заполнить перепись через Интернет. Зайдите на сайт Почты России и откройте эту страницу.
Начните заполнять строки по схеме:
Отмечается, что желательно определить полное и правильное название вида. При подаче налоговых деклараций в Федеральную налоговую службу рекомендуется писать следующее.
Для копий договоров на оказание услуг следует уточнить
Другие пункты — например, дата составления декларации или вторая часть договора — не обязательны. Исключение составляют государственные облигации и лотереи. Если лотерея прибыльная, объявляются номера, порядок, номинал и даже сумма прибыли.
Если товаров много, а строк не хватает, можно использовать дополнительные листы.
Многих интересует, как оценивать предметы и документы и нужно ли объявлять их стоимость. Это делается свободно, и отправитель указывает любую стоимость. Возможно, один человек оценивает копию договора на оказание услуг в 1 000 рублей, а другой может не ценить клиринговый вексель в 10 рублей. Кроме того, получатель может не захотеть подтверждать ценность предмета для получателя. В таких случаях допускается, чтобы получатель оставил поле с указанной стоимостью. В общем случае объявленная ценность используется для расчета вознаграждения отправителя, если документ или предмет не будет доставлен.
Но вернемся к заполнению формы. После того как вы записали все содержимое и определили ценность для каждого документа/объекта, необходимо рассчитать общую стоимость. Еще одно преимущество электронных услуг в том, что они сами рассчитывают сумму.
Вам нужно оплатить чек
Мы разобрались с тем, где и как заполнять почтовую перепись. Осталось, чтобы сотрудники почты подсказали вам, что делать. Согласно правилам, отправитель приносит незапечатанную бандероль или письмо, чтобы посылочная почта могла проверить наличие всех реквизитов отправления. Затем проверка заверяется печатью, а на бланке открытки ставится подпись. После этого письмо может быть запечатано. После оплаты необходимо вернуть копию формы 107 с номером отслеживания в верхней части бланка. Он используется для контроля за отправкой письма.
Примечание: При отправке посылок с вложенным списком предметов также взимается дополнительная плата за сравнение содержимого и каталога указанных предметов. Эта услуга является платной. Однако стоимость можно узнать только с момента предоставления льготы по авторизации счета — ФГУП филиал «Почта России», отделение, в которое вы отправляете документы и предметы.