Порядок ведения протоколов заседаний (конференций).
Протоколы составляются на основе записей, сделанных на заседаниях, представленных резюме, докладов, справок, планов решений и других материалов.
В министерстве протоколы могут оформляться в полном или сокращенном виде, в которых фиксируется не ход обсуждения темы, а только принятые по ней решения.
Как правило, полный текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола включает инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих на заседании и, при необходимости, приглашенных на заседание. Если текущая численность превышает 15 человек, то во вводной части практики делается ссылка на список, который является неотъемлемой частью практики.
Текущая численность: 25 человек (список прилагается).
Представители различных органов государственной власти и организаций на заседании (конференции), где указывается место работы и должность каждого человека. Разнотипные названия должностей, присутствующих на заседании, печатаются через один интервал в одну строку.
Вводная часть протокола заканчивается пунктом повестки дня, содержащим перечень вопросов, перечисленных в рассматриваемом порядке, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Пункты повестки дня печатаются от левого поля, формулируются с предлогом «О», нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме
Основное содержание докладов и выступлений либо включается в текст протокола, либо прилагается к нему в виде отдельного материала. В последнем случае в тексте протокола делается пометка «текст выступления прилагается». Постановления (решения) вносятся в текст протокола в полном объеме с формулировкой, принятой на заседании. При необходимости указываются результаты голосования. Против — . Воздержался — . «.
Содержание возражений, высказанных в ходе обсуждения, фиксируется в тексте протокола после принятия решения.
Текст протокола обобщения практики состоит из двух частей. Вводная часть содержит инициалы и фамилию председателя (президиума) и секретаря, а также инициалы и фамилию присутствующего.
Слово «действующий» печатается на левом поле, подчеркивается и далее следуют верхняя и нижняя части. Внизу печатается название должности присутствующего лица, а в названии должности — его фамилия и инициалы, например
Заместитель министра экономического развития Российской Федерации фамилия и имя
Заместитель эмира Росжелдора, фамилия и инициалы.
Названия должностей могут быть перечислены в алфавитном порядке, обобщены по группам.
Перечень отделяется от основной части практики сплошной линией.
В основной части практики указывается количество вопросов в соответствии с повесткой дня, характер вопроса и принятое решение.
Названия вопросов нумеруются латиницей. Они начинаются со знака «О» («относительный»), выравниваются по центру шрифтом размером n 15 и подчеркиваются одной чертой ниже последней строки на расстоянии менее одного интервала. Под строкой перечислены имена сотрудников, с которыми беседовали во время обсуждения вопроса. Фамилии печатаются на расстоянии одной строки.
Затем они упоминаются в решении по данному вопросу.
Протокол подписывается председателем собрания. Датой составления протокола является дата проведения собрания (конференции).
Протоколы получают отдельный порядковый номер в пределах календарного года каждого коллектива: коллежской конференции служений, координаторской конференции, профессионального совета и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют комплексные номера, включающие порядковые номера практик организаций, участвовавших в заседании.
Административный протокол министерства печатается на бланке установленного образца шрифтом размером n 14 и должен содержать следующее
наименование федерального органа исполнительной власти — указывается полное официальное и согласованное (в скобках) наименование органа государственной власти,
наименование вида документа — оформленный (если делопроизводство ведется на общем бланке или стандартных листах бумаги, то слово «протокол» печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером n 17 и выравнивается по центру документа),
Тип заседания, заседание — печатается жирным шрифтом, через одну строку, отделяется от предыдущего требуемого расстояния в две строки и выравнивается по центру документа,
Место проведения собрания — ссылка на место проведения собрания (если требуется), печатается в две строки после требуемого «Тип собрания, собрание», отделяется от предыдущего двумя строками и выравнивается по центру документа,
Дата и количество практик. Дата оформляется печатным словом на расстоянии двух строк ниже предыдущего элемента. Количество практик обозначается арабской цифрой и может включать алфавитный указатель.
Основная часть протокола печатается на расстоянии одной строки.
Необходимые «подпись» и «отметка исполнителя» оформляются в соответствии с пунктами 18 и 24 Приложения № 4 к Директиве. 4 Директивы.
Как правильно оформить протокол
Принятые решения и протоколы должны быть оформлены в соответствии с действующими нормативными актами и требованиями законодательства. Документ должен содержать следующие пункты.
Также необходима информация о лице (лицах), проголосовавшем (проголосовавших) против решения и потребовавшем (потребовавших) занести эту информацию в документ.
Если ООО состоит из лиц, документ не содержит информации об итогах голосования. Однако из представленной информации должно быть понятно, когда было принято решение и чем оно было обосновано.
Прежде всего, необходимо сделать выбор, какой вариант будет более удобным в будущем. Часто документацию выбирают все участники. При таком варианте в документ, помимо подписей президента и секретаря, будут добавлены подписи участников. Если некоторые участники могут отсутствовать на собрании, подписи под документом могут выбрать присутствующие.
Если учредители компании планируют создать только фирму, они могут сразу включить информацию об этом подтверждении в положения, которые они подают для регистрации объединения.
Например, может присутствовать следующая формулировка. «Одобрение решения подтверждается подписью участника». Нотариальное подтверждение не предусмотрено.
Если компания учреждена физическим лицом, в уставе может быть указано следующее. «Решение участника подтверждается его подписью». Нотариальное заверение не предусмотрено.
Если компания уже действует, можно изменить формулировку устава путем аналогичных формулировок или изменений в виде дополнений. Для внесения изменений в устав необходимо подать заявление по форме P13014 и оплатить государственную пошлину.
Как составляются протоколы собраний (заседаний)?
Когда ведется протокол и когда нужно согласовывать планы, являются ли нормативные документы требованием к протоколу, кто и как должен составлять, регистрировать и хранить протоколы, как использовать две формы практики — заполненные и т.д. и т.п.
1. когда ведутся протоколы?
Протоколы ведутся для фиксации результатов совместной работы группы людей, для принятия решений на собраниях и конференциях.
На самом деле они требуются не для всех деловых встреч и обсуждений. Необходимые процедуры:
Нужно ли их писать, зависит от формата мероприятия, решения председателя собрания и требований нормативного документа.
2. кто составляет протокол?
Протокол должен составлять сотрудник, на которого возложена соответствующая миссия.
Протоколы межведомственных совещаний по вопросам административной деятельности, проводимых директорами, в большинстве случаев ведет секретарь, закрепленный за секретарем. То же самое относится и к встречам с внешними организациями, имеющими общие интересы.
Однако если вопрос близкий и требует специальных знаний по обсуждаемой теме, может быть выбран другой секретарь. Как правило, это компетентные специалисты ведомств и служб низшего звена.
Протоколы коллегиальных органов ведут секретари — сотрудники структурных подразделений, на которых нормативными или распорядительными документами возложены соответствующие задачи: например, архимандрит становится секретарем экспертной комиссии, инженер технической службы — секретарем технического совета и т. д.
Журналист, ведущий протокол, обеспечивает не только фиксацию хода заседания и составление протокола, но и, в принципе, дальнейшее взаимодействие по регистрации, распространению, оформлению, хранению и т.д.
3. в чем заключаются требования к оформлению протоколов?
Мы рекомендуем, чтобы они были в следующем направлении:
Особенно важно, чтобы принятые в этих документах правила оформления и работы с протоколами считались образцовыми и общепринятыми, а значит, соблюдались в межбизнес-отношениях. Что касается работы с внутренними протоколами, то конкретные правила (например, текстовая структура) могут быть уточнены в локальных нормативных актах, но общие принципы оформления все равно соблюдаются.
[1]Отныне — пример инструкции по делопроизводству в офисах государственных организаций (утверждена приказом Росархива № 44 от ).
[2]Далее — методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных организациях и органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25. 12. 2020 № 199).
[3]В дальнейшем — ГОСТ Р 7. 0. 97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительные документы. Требования к оформлению документов».
Ответственный за отдел делопроизводства — кандидат философских наук Е.С. Буслаева.
Этот документ частично опубликован в. Вы можете прочитать его полностью в журнале «Секретарская справка» № 2, 2023.