Деловые совещания — собрания, созываемые для обсуждения вопросов, связанных с производственной или хозяйственной деятельностью организации, требующих участия всего коллектива.
Ход совещаний обязательно оформляется в виде практики.
Протокол делового совещания — это документ, отражающий как ход совещания, так и данные на нем указания.
Протоколы встреч ведет и соблюдает секретарь, который просто фиксирует все позиции, сформулированные участниками встречи. Другой способ ведения — магнитофонная запись. В любом случае протокол представляет собой официальный документ, составленный на бланке агентства, подписанный одним из руководителей и скрепленный печатью компании.
Протоколы начинаются с заголовка, который раскрывает название организации, проводящей совещание, или ее структурного подразделения.
Например, «Заседание отдела маркетинга».
Если в протоколе указана дата заседания, но только день его проведения, документ считается поддельным. Если продолжительность заседания больше одного дня, то указывается полная продолжительность (от первого до последнего дня).
Протоколу должен быть присвоен регистрационный номер. В большинстве случаев он присваивается лицом, его составившим, или в связи с текущим календарным периодом.
Основу протокола называют «телом». Тело протокола состоит из вводной и основной частей.
Вводная часть протокола
Вводная часть начинается с заголовка, отражающего суть встречи. Затем в протокол заносится список присутствующих, их должности, имена президента и секретаря.
Если на встрече присутствуют представители других компаний, они заносятся в протокол как «приглашенные», в конце — «присутствующие». Фамилия, инициалы и должность, которую они занимают в организации, которую представляют.
Во вступительной части документа кратко излагаются причины, по которым созываются заседания, также известные как «ежедневные предложения». В большинстве случаев вводные части заносятся в протокол в виде вопросов. Вопросы просто записываются с указанием того, кто по ним высказался и какую информацию предоставил. Лучше всего записывать вопросы арабскими цифрами в порядке следования выступающих.
Практика проведения собраний
— Попросите их записать протокол продажи родины.
Из этой статьи вы узнаете, зачем нужен протокол, что он собой представляет и как его вести. Мои советы по покорению протокольного процесса помогут новичкам в сфере делопроизводства. Я делюсь своим личным опытом ведения, согласования и составления протоколов производственных совещаний для производственных и коммерческих предприятий. Все крупные организации в конечном итоге не настаивают на правде, поскольку протоколы совещаний часто ведутся по строгим индивидуальным правилам.
Потому что им нужны протоколы.
Важность практики хранения протоколов для каждой организации неоспорима. Эти документы фиксируют выступления и решения, принятые участниками деловых мероприятий. Раньше невозможно было представить себе собрания, конференции, производственные совещания и другие рабочие встречи — все они проходили в одном месте, в одно время и в одном месте. Организации, существующие уже долгое время, сохранили прежний класс. Они сохранили свои практические предложения. Этого нельзя сказать о недавно созданных организациях. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на собраниях, все предложения, возражения и решения записывались в протокол. На самом деле многим не нужно было их вести.
Более того, некоторые новые организации сталкиваются с серьезными проблемами. Их руководители считают это ненужным документооборотом и называют излишней «бюрократией». По этой причине страдают общие цели. Работа не демонстрируется, задания не выполняются, а многие важные решения упускаются, забываются или игнорируются.
Подробности о практике проведения совещаний, формат.
При создании документов рекомендуется руководствоваться системой стандартов по информации, библиотекам и изданиям ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. Организационно-распорядительные документы. Требования к планированию документов» и моделью Инструкции по делопроизводству в государственной организации. Несмотря на название этого документа, его могут использовать и коммерческие организации.
При оформлении сессионных практик обычно используется следующее.
Сотрудники других организаций или вашей собственной организации не могут быть членами коллективного органа. Список гостей должен быть составлен так же, как и текущий список, но вместо «текущий» нужно написать «приглашенный». Помимо фамилии, инициалов и должности, укажите название организации, которую они представляют.
Далее в тексте протокола следует написать «дневной план», поставив верхнюю и нижнюю точки, а затем список вопросов, которые будут рассмотрены на заседании. Список нумеруется арабскими цифрами. Вопросы в списке располагаются в порядке обсуждения. Докладчик должен быть указан после каждого вопроса повестки дня.
Данный документ был частично опубликован. 7 июля 2019 года и полностью может быть прочитан в журнале «Секретарский справочник».