В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, характера отрасли и управления ею, требований законодательства и других факторов в учреждении могут быть созданы структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, институты, службы, адреса и т. д.), так и являться самостоятельными подразделениями. К последним относятся филиалы и представительства. А если вам необходимо создать структурные подразделения и положения о порядке их создания, мы проинформируем вас на консультации.
Нормативные документы: зачем они нужны
Чтобы уточнить и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, способы их достижения — «правила игры», которые должен знать каждый сотрудник на рабочем месте, — необходимо разработать и управлять документом.
Автор: Гульнара Гильманова, руководитель Центра управления менеджментом, ООО «ТМС Групп
В системе управления каждого бизнеса в ходе операционного процесса всегда существует множество повторяющихся функций, процедур и действий для принятия управленческих решений. При этом, как правило, существуют различные вариации реализации одного и того же административного действия.
Для того чтобы уточнить и определить требования к ожидаемым результатам деятельности, необходимо разработать и определить способы их достижения, то есть «правила игры», которые должны знать все сотрудники на рабочем месте. Управление документацией. В нашей компании такими документами, как правило, являются регламенты, стандарты и положения.
Регламенты (стандарты, положения) — это свод правил, определяющих процессы работы организации.
Нужны ли регламенты (стандарты, положения) директорам среднего звена? — Безусловно.
Он понимает, как организовать работу на своем уровне. Кроме того, в правилах прописаны последствия действий, последовательность работы, зоны ответственности и необходимые требования к срокам. Ошибиться или нарушить технику невозможно.
Нужны ли простым подрядчикам регламенты (стандарты, макеты)? — Тоже.
Исполнитель не должен ломать голову, что от него хотят — он должен выполнять регламент. А если по какой-то причине он не может его выполнить, то должен сказать об этом начальству.
Таким образом, регламент (стандарт, схема) упрощает внутреннее взаимодействие между сотрудниками или отделами. По сути, регламенты (стандарты, положения) — это интеграция успешных моделей поведения в бизнесе.
Каждый регламент (стандарт, положение) должен включать следующее.
Регламенты (стандарты, положения) должны быть предельно простыми, понятными и доступными для всех сотрудников. Оптимальный объем документа не должен превышать 5-6 страниц. Важно, чтобы термины упоминались один раз и использовались по всему тексту (не используйте синонимы). Сокращения, используемые в тексте, должны быть расшифрованы. Очень важно объяснить все этапы регулирования — даже если повторяющиеся шаги в процессе кажутся очевидными.
Одним из ключевых преимуществ регламентации (стандартизации) является снижение затрат на обучение персонала, минимизация «человеческого фактора» при применении стандартизированных производственных процессов, минимизация разногласий между работниками и формирование основы знаний — формализация опыта персонала.
Для нас, как компании, сертифицированной на соответствие ГОСТ ISO 9001, разработка регламентов и стандартов на производственную деятельность является абсолютно необходимой.
Сегодня, когда компании внедряют новые формы процессного управления и управляют своей деятельностью через призму ключевых процедур (КПО), необходимо проверять все этапы производства и управления на предмет стандартизации. При необходимости разрабатывать новые регламенты и стандарты, повышающие эффективность работы, в том числе административных задач.
Все утвержденные нормативные документы TMS Group собраны в автоматизированной системе 1С: документооборот, — внутренние документы — нормативные. При необходимости сотрудник может зайти и ознакомиться с интересующим его документом.
Зачем нужно составлять положения о секциях?
Каждая организация, будь то финансовая или коммерческая структура, ставит вопрос о распределении ответственности не только между сотрудниками, но и между структурными связями. Положение о секторе отвечает на вопрос, зачем компания создала этот сектор, каковы его цели, задачи и права. Оно упорядочивает работу бизнеса в целом, разрешает возникающие разногласия и определяет ответственность.
Как правильно создавать регламенты?
Если в вашей компании много структурных подразделений, целесообразно разработать стандарты. Стандартный документ служит основой для создания других документов. Например, можно сначала создать положение об административном подразделении, согласовать его структуру и оформление, а затем приступить к созданию аналогичных документов для других отделов или филиалов.
При правильном оформлении в качестве стандарта можно использовать типовой регламент по регулированию услуг. В этом случае все локальные нормативные акты выполняются в едином корпоративном стиле. Такой подход часто используется в работе, особенно когда в структуре бизнеса много структурных связей и территориальных несоответствий. Кроме того, разработка положений о подразделениях на основе стандартов занимает гораздо меньше времени.
Типовые положения о структурных подразделениях
Требования к содержанию положения могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартами компании). Если в компании нет такого документа, при разработке положения можно использовать стандарты для структурных подразделений (см. табл. 1).
В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что оно должно включать в себя
Положение подписывается заместителем директора и утверждается руководителем организации.
Пример 1: Пример типового образца подзаконного акта для структурного подразделения
На примере разработки положения о кадровой службе рассмотрим этапы разработки положения о подчиненном подразделении структуры (см. пример 2).
Положение о кадровой службе регламентирует процесс создания и функционирования системы управления персоналом компании. Правила кадровой службы определяют следующее.
Этапы разработки положений о службе персонала
1. прежде всего, необходимо изучить типовые и примерные положения, существующие организационные и правовые документы
Изучение прототипов особенно полезно для специалистов, работающих в начинающих компаниях, где нет предыдущей документации и не на чем основывать свою работу.
2. Необходимо также изучить документы, касающиеся организации и управления компанией, такие как учредительные документы и штатное расписание. Цель этого этапа — определить должность, сферу ответственности и обязанности отдела кадров в компании.
3. разработка проекта положения, определение его структуры и содержания разделов (см. табл. 2). 4.
4. обсуждение проекта положения с руководством компании.
Цель этого этапа — выяснить мнение руководства о готовящемся документе, его целях и основных положениях. Важнейшим условием развития кадровых служб компании является позиция высшего руководства. Нельзя рассчитывать на успех, если высшее руководство не рассматривает вопрос управления персоналом как один из главных приоритетов компании. Работа в компании. К обсуждению необходимо привлекать руководителей структурных подразделений.
В компаниях часто бывает, что менеджеры среднего звена не понимают масштабов и функций HR-департамента. HR-отдел воспринимается лишь как подчиненное подразделение, основная задача которого — ведение кадрового учета. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о службе персонала может помочь изменить стереотипы и восприятие.
5. утверждение и подписание документов.
Положение должно содержать согласование с руководителем структурного подразделения, который участвовал в обсуждении документа на этапе подготовки. Положение подписывается руководителем HR-службы и утверждается руководителем компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с положением под роспись.
Положение — это фундамент, на котором строится работа HR-службы. Оно определяет ее статус, полномочия и уровень ответственности, а также является базовым документом, на основе которого прописываются и разрабатываются обязанности HR-службы.
Пример 2: Пример положения о кадровой службе
Определение терминов.
Положение о структурных подразделениях — это основной документ, устанавливающий правила и нормы работы структурных подразделений в организации.
Зачем оно нужно?
Все организации, будь то государственные или частные, нуждаются в четких и хорошо проработанных структурных положениях. Эти документы служат компасом для работы и координации различных подразделений, обеспечивая прозрачность и эффективность. В конце концов, организованный корабль всегда прибывает в порт, не так ли?
Пенсии.
Составление Положения о структурных подразделениях требует внимания к деталям, знания нормативной базы и понимания целей и задач организации. Ключевыми элементами каждого положения являются цели и задачи положения, порядок работы подразделения, права и обязанности руководителя и сотрудников, а также процесс взаимодействия с другими подразделениями.
Модели и примеры регулирования структурных категорий
Использование указаний и примеров положений о структурной классификации может значительно упростить процесс подготовки. Однако учтите, что. Каждая бизнес-единица уникальна, и ее регламент должен отражать эту уникальность.
Важность пересмотра.
Мир меняется, и ваши «положения о бизнесе» должны меняться вместе с ним. Регулярный пересмотр положений необходим для того, чтобы они отражали текущее состояние подразделения и были актуальны на данный сезон.
Образование и развитие
Постоянное обучение и развитие — это то, что делает все подразделения эффективными. Ваши правила должны отражать эту концепцию и обеспечивать основу для профессионального развития сотрудников.
Часто задаваемые вопросы.
ОТВЕТ: Это документ, определяющий функции, обязанности и ответственность отдельных структурных подразделений организации.
ОТВЕТ: Оно служит компасом для работы и координации различных подразделений, обеспечивает прозрачность и эффективность.
ОТВЕТ: Составление «Положения о структурном подразделении» требует знания деталей, нормативно-правовой базы и понимания целей и задач организации.
ОТВЕТ: Да, периодический пересмотр регламента необходим для отражения текущей ситуации в отрасли и соответствия сезонным требованиям.