Найти примерные формы и образцы расчетных листков несложно. Документ должен содержать стандартный набор данных. Важно, чтобы сотрудники понимали их. Во избежание дальнейших вопросов по начислению и выплате заработной платы следует проводить консультации. Кроме того, работодатель должен правильно организовать выдачу соответствующих листов. Их можно распространить среди сотрудников двумя способами
Введение электронной версии упрощает и ускоряет документооборот на предприятии и обеспечивает отправку документов адресатам.
В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ заработная плата должна выплачиваться два раза в месяц, но расчетные листки выдаются только один раз, после завершения всех выплат, пособий и дополнительных выплат работникам.
Что должна содержать платежная квитанция?
Чтобы заполнить документ в соответствии с правилами и без ошибок, ознакомьтесь с шаблоном платежной квитанции. Он написан в свободной форме, и в нем нет строгих правил оформления, но он должен содержать основную информацию. На листе должна быть записана следующая информация.
На сайте можно скачать образцы бланков о состоянии заработной платы и ознакомиться с подробными правилами выплаты выходного пособия. Если у сотрудника возникнут вопросы, форма должна быть понятной, чтобы можно было быстро прояснить непонятные места.
Как правильно хранить записи о состоянии заработной платы
Согласно установленным правилам, записи о состоянии заработной платы должны храниться в компании не менее пяти лет при наличии электронного документооборота. Это необходимо для финансовой проверки и выяснения всех вопросов, связанных с начислением зарплаты сотрудникам. Если у предприятия нет лицевых счетов, а средства выдаются кассиру наличными, платежные ведомости должны храниться 75 лет. В будущем эта информация может потребоваться при расчете пенсий сотрудников.
В законе предусмотрена ответственность за то, что предприятия убрали уведомления или случайно дополнили их. В случае выявления такого нарушения индивидуальному предпринимателю грозит штраф до 5 000 рублей, а юридическим лицам — до 50 000 рублей.
Работодатели должны следить за тем, чтобы финансовая документация компании была в полном порядке. В будущем это поможет избежать штрафов со стороны налоговых и других контролирующих органов, а также претензий со стороны сотрудников. При повторных нарушениях санкции могут быть более серьезными, что может привести к неприятным последствиям для организации.
Обязанность или право
Некоторые работодатели игнорируют формирование статуса заработной платы и уверены, что имеют право их не выдавать. Это в корне неверно — законодательство Российской Федерации обязывает всех работодателей информировать подчиненных об их зарплате.
Для тех, кому необходимо четко прописать свою зарплату
Расчетные листки нужно делать для всех сотрудников, штатных, совместителей, временных, сезонных и т. д.
Когда необходимо подготовить документацию
Формы возмещения должны быть подготовлены за несколько дней до выплаты зарплаты, но могут быть выданы и заранее или в день выплаты. В то же время следует помнить, что выплата зарплаты обычно делится на два этапа каждые две недели. Поэтому бланк возмещения должен быть предоставлен сотруднику в день получения «окончательного расчета», когда все необходимые суммы уже выплачены. Рассчитано.
Поскольку расчетный лист относится только к заработной плате, нет необходимости настраивать выдачу отпускных и т. д.
При увольнении необходимо подготовить расчетный лист (который выдается уволенному сотруднику вместе с зарплатой в последний рабочий день).
Нужно ли мне предоставлять расчетный листок, если моя зарплата выплачивается кредитной картой?
Расчетные листки должны выдаваться независимо от того, выплачиваются ли заработанные деньги наличными в фонд организации или на карту. То же самое касается выдачи зарплаты адвокату сотрудника. Если адвокат предоставляет нотариально заверенную доверенность, работодатель обязан выдать работнику расчетный листок и все денежные средства, причитающиеся адвокату.
Образец счета-фактуры
С 2013 года стандартные сводные формы большинства основных бухгалтерских документов перестали применяться, и обязанность их использования также отменена. Теперь представители компаний и организаций имеют право разрабатывать собственные формы документации, утвержденные учетной политикой, или использовать ранее широко применяемые стандарты.
Независимо от того, какой вариант выберет работодатель, документы в его структуре должны соответствовать правилам и текстам делопроизводства, то есть правилам русского языка.
Порядок оформления
При необходимости форма может быть дополнена другой информацией, например, сведениями об обстоятельствах, при которых производятся выплаты, дате выдачи зарплаты и т. д.
Правила формирования клиринговой ведомости
Законодательство не предъявляет четких требований как к содержанию расчетной ведомости на выплату вознаграждения, так и к ее оформлению. Она может быть написана на обычной бумаге или на бланке органа. Клиринговая ведомость может быть напечатана на рукописном или компьютерном носителе. Второй способ, конечно, является наиболее распространенным на сегодняшний день. Документ составляется в единственном экземпляре.
Как происходит выдача расчетных листков работникам
Бланки справок о заработной плате могут передаваться работникам лично в руки, непосредственно в бухгалтерскую фирму или фонд учреждения, по электронным каналам связи или через представителя.
Справка о заработной плате и персональные данные
В расчетных листках отражаются данные о доходах человека. Эти данные являются персональными и не могут быть разглашены без разрешения гражданина (статья 7 Закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года 152-ФЗ).
Следовательно, бухгалтеры или иные ответственные лица, предоставляющие (передающие) расчетные листки сотрудникам, несут ответственность за неразглашение информации, отраженной в этих расчетных листках. Данная операция должностного лица может быть предусмотрена локальными нормативными актами о персональных данных.
Передача расчетных листков может осуществляться в защищенном виде в соответствии с законом 152-ФЗ.
Нет ничего предосудительного в том, чтобы требовать от работников отдельного разрешения на обработку персональных данных, предоставляемых в виде сведений о доходах. Однако, несмотря на то, что в соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 10 Закона 152-ФЗ работодатель не вправе запрашивать разрешение на обработку персональных данных работников. 2. 3, в соответствии с пунктом 2 статьи 10 Закона 152-ФЗ работодатель не может запрашивать разрешение на обработку персональных данных работника. Проблема заключается в том, что работодателю может понадобиться доступ к этим данным даже после увольнения работника (например, при изготовлении бланков для удержания налога по требованию работника).
Организация работы с расчетными листками в компании — ответственная задача, учитывающая требования Закона о защите персональных данных и других нормативных актов. Рассмотрим, на что компаниям следует обратить внимание при решении этого вопроса.
Порядок распределения расчетных листков внутри организации: нюансы
Внимания требуют следующие ситуации
1. платежные ведомости хранятся не менее шести лет, если нет лицевого счета (ст. 295 Справочника Розалкиуди).
2. Учет выдачи листков можно вести в отдельном журнале. В нем работник может заверить факт получения расчетного документа своей подписью.
Однако если расчетный листок передается в электронном виде, то подтвердить его получение можно только с помощью электронной подписи, которая признается аналогом собственноручной подписи (пункт 1 статьи 6 «Закона об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63). (ФЗ).
На практике это может означать, что работник направляет бухгалтеру копию файла платежной ведомости, подписанную шифровальной программой, используемой в бизнесе.
Как уже отмечалось выше, порядок использования ЭЦП определяется отдельными пунктами трудового договора или локальными нормативными актами, регулирующими оплату труда в компании. В частности, эти нормативные акты могут предусматривать, что в случае, когда ЭЦП не используется, работник должен прийти в бухгалтерию и забрать бумажный вариант квитанции об оплате.
3. работодатель утверждает форму платежной квитанции.
Важно отметить, что! Приложение, предупреждающее «КонсультантПлюс» о том, что утверждение работодателем формата расчетного листка является нарушением Трудового кодекса РФ и может повлечь ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5. 27 КоАП РФ (аналогичное мнение высказал Верховный суд РФ в решении от 23. 12. 2010 N 75-Д10-3), а в случае нарушения в соответствии с таким нарушением — по ч. 2 ст. 5. 27 КоАП РФ. Подробнее см.
Проблемы с нарушением срока сдачи ликбеза: какие санкции грозят работодателям
Если работодатель не выдал расчетный листок в установленный срок, инспектор труда имеет право наложить штраф (ч. 1 ст. 5. 27 КоАП РФ, п.:)
Если работодатель допускает нарушение в обеспечении легального оборота персональных данных (в данном случае представленных сведениями о доходах работника), инспектор ФСТЭК может оштрафовать работодателя по различным основаниям, перечисленным в статье 13.11 его КоАП РФ. Например, если работодатель использовал персональные данные не персональные данные работника в определенных целях, он может наложить взыскание в соответствии с частью 1 статьи 13.11 своего КоАП РФ в следующей форме.
Как уже было сказано выше, использование неопределенных форм явных примечаний моделируется их неиспользованием. Но как должен выглядеть документ? Какую форму должен вести работодатель?
Как составить справку о заработной плате
Поскольку единой формы не существует, работодатель должен самостоятельно разработать процесс ее разработки и выдачи, утвержденный локальным нормативным актом. Формируют справку о заработной плате на основании бухгалтерского документа, в котором отражают следующее.
Необходимо руководствоваться требованиями статьи 136 Трудового кодекса РФ, предъявляемыми к составу сведений о заработной плате. Ее составляющие перечислены в статье 129 ТК РФ.
Оплата труда включает в себя начисленные.
К компенсационным начислениям относятся выплаты за особые условия труда, т.е. оплата за работу.
Стимулирующие выплаты отражают результаты работы и включают следующие суммы.
Вся эта информация должна быть запечатлена в четкой записи решения. Кроме того, необходимо указать сумму и причину уменьшения всех вознаграждений.
Поэтому все начисления и оговорки должны быть учтены, а сумма, выданная сотруднику на руки, отражена в учете. Компенсация командировочных расходов не является начисленной частью заработной платы и поэтому не должна отражаться в справке о заработной плате. Заверять записки печатью и подписью не нужно, так как это может быть сделано по просьбе работника, хотя закон не устанавливает такого требования.
Формат служебной записки можно скачать в начале статьи.
Образец заполненной служебной записки составлен экспертами «КонсультантПлюс». Получите тестовый доступ к справочно-правовой системе и перейдите к образцу бесплатно.
Характеристика выдачи справки.
Периодичность представления к заработку сведений об оплате труда не определена Трудовым кодексом. Однако в статье 136 Трудового кодекса РФ указано, что заработная плата должна выплачиваться два раза в месяц, а о невыплаченной сумме работодатель обязан известить в письменной форме. Если толковать это положение буквально, то расчетные листки также должны составляться два раза в месяц. На практике они выдаются один раз в месяц при выплате заработной платы. PG/26944-6-1 от 17. 09. 2021.
Возникает вопрос, нужно ли предоставлять информацию о накопленных суммах в случае выплат, не связанных с оплатой труда: больничных, отпускных, выходных пособий. Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо руководствоваться статьей 136 Трудового кодекса РФ. В ней говорится о том, что работодатель обязан информировать работника при выдаче заработной платы.
Например, в данном случае оформлять явную записку не нужно, тем более что отпускные не являются выплатой, так как сумма отпускных отражается в сведениях, предоставляемых при выплате заработной платы. Больничный лист оплачивается в следующий день зарплаты. Работников не нужно информировать об этих суммах отдельно. Однако при увольнении сотрудника необходимо составить расчетную ведомость, так как это последний платеж сотрудника.
Порядок и способ выдачи информации о начислении заработной платы сотрудникам должен определяться местным нормативным законодательством. Как правило, это бумажный носитель, как того требует статья 136 Трудового кодекса РФ. Если в учреждении внедрено электронное управление кадровыми документами, то их можно выдавать в электронном виде. Можно отправлять служебные записки с компенсациями через различные мессенджеры, если такой способ предусмотрен трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом. В этом случае работник должен дать письменное согласие на определение номера телефона и адреса электронной почты, на которые будет отправляться информация.
Листовки могут выдаваться в любой форме, независимо от способа выплаты заработной платы. Трудовой кодекс РФ не регламентирует способ издания, а лишь связывает его с фактом выплаты вознаграждения.
В Трудовом кодексе также не указано, когда работник должен быть выдан сотруднику. Поэтому этот момент также должен определяться локальным нормативным актом — он может быть выдан в любое время до или после выплаты вознаграждения.
Инспектор труда письмо №. ТЗ/4683/10-3312 1-Б/18-1297 от 17. 09. 2021 г. сообщает, что Трудовым кодексом РФ не установлена обязанность работодателя устанавливать факт выдачи сведений об оплате труда документальным путем под роспись. Однако считается целесообразным выдавать сведения о заработной плате, чтобы при необходимости можно было проверить это событие. Административный кодекс определяет ответственность работодателя за невыдачу расчетных листков.
Как проверить версию акта сверки, подробно объясняет эксперт КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите тестовый доступ и получите материал бесплатно.
Заполните данные в расчетных листках программы.
Здесь необходимо прописать следующие пункты.
Чтобы автоматически создавать четкие примечания для групп людей, необходимо снять выделение параметра ‘Сотрудники’.
Платежные ведомости можно разделить и сгруппировать по подразделениям, установив флажок рядом с полем «Разделение по подразделениям».
Чтобы завершить оформление платежной ведомости, необходимо нажать активную кнопку «Создать». В результате отобразится существующая базовая информация.
Рабочий лист содержит следующие данные.
Адаптация расчета заработной платы для конкретных организаций.
Эта функция полезна, если ваше предприятие имеет узкий профиль и требует специальных настроек.
Чтобы добавить в расчет памятку по взносам в пенсионный фонд, необходимо сделать следующее
Вы можете сохранить необходимые настройки и применять их при последующих взаимодействиях с системой. Для этого существует возможность сохранения различных вариантов справочников в соответствии с 1С 8. 3.
Если пользователь хочет сохранить свои настройки для отдельных ссылок, он должен
Теперь созданная справка будет иметь собственное имя в списке отчетов по персоналу (ссылка на раздел «Расчеты с персоналом»).
Печать справок о заработной плате
На этом шаге необходимо щелкнуть на изображении принтера, чтобы распечатать ведомость на выплату зарплаты.
Ведомость создается следующим образом.
В соответствии с этими действиями будет сформирована справка о зарплате.