Представители Федеральной службы по труду и занятости разъяснили свою позицию по вопросу заверения работодателями записей в трудовых книжках работников. Разгоревшийся спор касается не самого процесса заверения, а статуса печати того или иного работодателя для использования на официальных документах. В частности, насколько законно использование печати кадровой службы организации при заверении подписи сотрудника отдела кадров? В большинстве случаев такие разногласия возникают при регистрации трудовой книжки в связи с истечением срока действия трудового договора между работником и работодателем.
О свидетельстве о регистрации, внесенном в трудовую книжку
Правовая база по данному вопросу содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации 225 от 16 апреля 2003 года (далее — Правила). Пунктом 35 Правил установлено, что при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, произведенные в его трудовой книжке на период работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовой книжки , печатью работодателя и подписью работника.
По мнению законодателя, нарушением трудовой книжки является не наличие печати работника, а наличие иной печати работодателя, что не влечет нарушения прав работника.
Напомним, что аналогичное разъяснение было дано должностными лицами Ростолда в письме № 2607-6-1 от 24. 11. 2008 г. и № 1450-6-12 от 11. 2012 г. Первоначальная позиция депутата заключалась в том, что использование печати отдела кадров в трудовой книжке недопустимо. 2607-6-1 от 24.11.2008 г. и № 1450-6-12 от 11.11.2012 г. Первоначальная позиция депутата заключалась в том, что использование печати отдела кадров в трудовой книжке недопустимо. Это было связано с постановлением Правительства РФ. 132 от марта 2008 года, которое внесло изменения в некоторые процедуры Положения и исключило возможность использования печати отдела кадров. Впоследствии позиция законодателя несколько изменилась. Формальный подход к применению норм, содержащихся в разделе 35 Положения, по их мнению, может существенно усложнить выполнение работодателем своих обязанностей при увольнении работников. В частности, оформление документов об увольнении работника может затянуться из-за отсутствия печати работодателя в отделе кадров, что приведет к задержке даты увольнения и выдачи трудовой книжки о нарушении работником прав. Стоит отметить, что действующее законодательство не содержит норм, регулирующих силу основного и дополнительного штампов. Поэтому работодатель вправе сам определять порядок использования печатей, согласовывая его с соответствующими локальными нормативными актами. Главное, чтобы печать соответствовала требованиям действующего законодательства и содержала основную информацию о работодателе.
Требования к печати организации
Так, 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» в пункте 5 08. 02. 1998 статьи 2 Федерального закона № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержит требования к печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую надпись на русском языке (а также на любом языке народов Российской Федерации, на иностранном языке) и указание на место нахождения общества. Аналогичные требования к печатям содержатся в Федеральном законе от 26. 12. 1995. 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 2, п. 7) и в Федеральном законе от 12. 01. 1996 г. 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (ст. 3(4)). Наличие дополнительной информации, помимо вышеуказанной, не является правонарушением. Штампы работодателей могут быть классифицированы путем указания цифровых показателей или структурной классификации.
Статья 2 введения, 14-ФЗ Федерального закона от 5 08. 02. 1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» содержит требование о наличии печати организации. ООО должно иметь круглую печать, содержащую полное наименование общества на русском языке (а также на любом языке народов Российской Федерации и на любом иностранном языке) и указание на место нахождения общества.
В заключение еще один момент. Под работодателем юридического лица понимается организация, имеющая право на использование различных печатей. Все они считаются печатями организации, если на них указано полное наименование юридического лица. Логично предположить, что печать кадровой службы вправе называться печатью работодателя как отдельная запись. Поэтому, по мнению законодателя, наличие в трудовой книжке печати отдела кадров, то есть еще одной печати работодателя, не является нарушением. Достаточно, чтобы этот штамп содержал информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и его головном офисе. Подтверждением регистрации трудового договора в трудовой книжке работника в данном случае является подпись руководителя по ведению трудовых книжек. Печать работодателя служит гарантией того, что представитель кадровой службы действительно уполномочен вносить записи в личный документ работника. Пояснительный документ: письмо Федеральной службы по труду и занятости от 20. 01. 2014 № ПГ/13282-6-1 «О наличии печати работодателя в трудовой книжке», советник М. В. Акиньшин, журнал «Нормативные акты».
Работа с кадрами на предприятии Правильно составленные документы защитят от штрафных санкций со стороны проверяющих, выведут из конфликтной ситуации с работниками. С электронной книгой «Работа с кадрами на предприятии» у вас будет в полном порядке вся документация. Узнайте больше >>
Печать агентства в трудовой книжке: правила внесения
Трудовая книжка является основным документом и подтверждением трудовой деятельности человека. При этом оформление должно осуществляться в соответствии с определенными правилами, регламентированными российским законодательством. В частности, при первом введении и увольнении работника в трудовой книжке должен быть поставлен соответствующий штамп.
При регистрации данных.
Сначала на первой странице трудовой книжки первого выпуска ставится печать органа или штамп кадровой службы. До этого на титульном листе указываются личные данные сотрудника.
После внесения указанных сведений на первую страницу трудовой книжки работник ставит свою подпись, подтверждая правильность указанных им данных. Наконец, все созданные записи заверяются подписью и печатью трудовой книжки.
Следует отметить, что все персональные данные сотрудников дополняются уполномоченными лицами на основании соответствующих документов (например, диплома о высшем образовании, паспорта, водительского удостоверения).
Если данные изменились
Во-вторых, если сотрудник меняет имя, фамилию или любой другой элемент, ставится печать. В этом случае предыдущая регистрация удаляется на одной строке, а новая описывается по очереди, с указанием соответствующих документов, в которых произошли эти изменения. Уполномоченное лицо ставит свою подпись и печать на лицевой и оборотной стороне трудовой книжки.
Когда вкладыш выдан.
В-третьих, могут быть заполнены все страницы, имеющиеся в какой-либо части трудовой книжки. В этом случае лицо, ответственное за публикацию и соблюдение соответствующих документов, обязано выдать вкладыш, который относится только к этой трудовой книжке. Данная процедура заверяется печатью (штампом) с записью «вкладыш» в трудовой книжке и выдается с проставлением порядкового номера и штампа с порядковым номером.
В случае увольнения
В-четвертых, если работник уволен по собственному желанию или по другой причине, трудовая книжка подписывается непосредственно работником, подписывается лицом, ответственным за организацию, в которой работал работник, или другим лицом, выполняющим трудовое задание и соответствие трудовой книжке. После этого сотрудник отдела кадров обязан поставить печать на трудовой книжке.
Заверение трудовой книжки печатью: особые случаи
Кроме того, может отсутствовать информация о том, что сотрудник переведен на другую должность или в другое структурное подразделение, и сотрудник может потребовать удалить соответствующую запись. Запись. Большинство сотрудников отдела кадров считают необходимым удалить запись об увольнении, внести недостающую информацию и повторить «увольнение (с указанием причины увольнения)» заново.
Однако с точки зрения нормативно-правовых актов данная мера не совсем корректна, так как отсутствуют существенные основания для отмены записи. В этом случае рекомендуется действовать следующим образом Уполномоченное лицо должно внести недостающие данные дополнительно после регистрации увольнения путем обязательного внесения всех данных организации. Введенная информация должна быть заверена соответствующим штампом.
Следует особо отметить, что штамп в служебной книжке проставляется только в случае увольнения, помимо вышеуказанных случаев. К другим случаям относятся, в частности, штампы, подтверждающие трудовые книжки, переводы на разные должности в рамках одной организации и подтверждение данных о награждениях сотрудников. Это прямо противоречит действующему законодательству о ведении трудовых книжек.
Правильное расположение печатей
Чтобы не возникало сомнений в достоверности представленных документов, печать должна содержать часть должности работника. В то же время подпись работника и ее расшифровка должны быть разборчивыми и не вызывать сомнений. Кроме того, оттиск печати должен быть четким, разборчивым и недвусмысленным.
Что делать, если в трудовой книжке стоит неправильная печать?
Когда штампы используются для заверения соответствующих записей в трудовой книжке, может быть поставлен не тот штамп или не в том месте. Что делать в таких случаях?
Печать организации не проставлена.
Самый простой способ исправить этот недостаток — обратиться к своему предыдущему работодателю и попросить его поставить печать. Однако не стоит откладывать это решение, так как в структуре организации могут произойти изменения. В этом случае вам придется получить дополнительный сертификат у своего прежнего работодателя или, в случае реорганизации, у своего правопреемника.
Неправильные организационные данные.
Такие случаи могут возникнуть, если человек является сотрудником крупной входящей компании, или если компания реорганизуется и меняет название.
Существует несколько вариантов решения этой проблемы. В первом случае вы предлагаете просто поставить нужный штамп рядом с неправильным >? Во втором случае поставить правильный штамп рядом с измененной регистрацией, а рядом с ней — правильный штамп. Однако любой из этих двух вариантов может вызвать подозрения у пенсионных органов или будущих работодателей. Поэтому, чтобы оградить себя от лишних вопросов, выдается справка о том, что работник состоял в определенной организации в течение определенного периода времени.
Внимательно изучите журнал учета трудовых книжек, реквизиты печати и наличие всех необходимых подписей.
В соответствии с новым правилом, какая из следующих печатей вносится в трудовую книжку и журнал учета?
Министерство труда разъяснило порядок проставления печатей на трудовых книжках
Приказом Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589Н «Об утверждении разъяснений по отдельным вопросам правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и применения работодателями установленных правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003г. 225 «Трудовая книжка» «»Печатью первой страницы трудовой книжки установлено, что вклейка трудовой книжки производится при наличии печати организации.
Федеральный закон от 06. 04. 2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты в части отмены обязательного наличия печати организации» Отменяется обязанность обществ с ограниченной ответственностью и открытых акционерных обществ иметь печать.
Информация о наличии штампа должна быть включена в нормативные акты организации. В связи с этим печать должна проставляться на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления пустых трудовых книжек и других документах, предоставляемых по снабжению работодателю (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №. 225, утверждены Постановлением № 225).
Если у учреждения нет печати, то в трудовой книжке работника производится запись об отработанном времени в его организации, заверенная подписью работодателя или ответственного за ведение трудовых книжек.
Когда следует ставить печати в трудовых книжках?
Часто начинающие сотрудники пытаются поставить печать на каждую запись. Однако у них это не получается. Согласно новым правилам, работодатели могут обойтись без такого необходимого элемента.
Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 г. утвержден Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее — Порядок). Ранее действовавшие инструкции и правила были отменены. Порядок объединяет в себе положения двух указанных документов.
Однако некоторые положения в нее не включены. В основном это связано с тем, что работодатели больше не имеют права выдавать бумажные бланки новым работникам, впервые принимаемым на работу.
В статье, подготовленной автором кадрового справочника, содержатся инструкции и шаблоны для оформления дубликатов трудовых книжек в соответствии с новой процедурой № 320 Н. 320 Н. Она поможет узнать, когда можно отказать работнику и не выдавать дубликат. Также пункт инструкции должен быть вами нарушен, так как служба не учитывает различные практические моменты.
Печать работодателя должна стоять в трудовой книжке несколько раз.
Образцы ключевых кадровых документов на 2023 год.
Скачайте их бесплатно и используйте на своем рабочем месте!
В каждом из перечисленных случаев, если орган не использует печать, руководитель кадровой службы не может ставить оттиск. Однако в то же время такие правила обязательно должны быть определены в учредительном документе, например, в уставе.
В новом формате трудовой книжки, который вступил в силу с 01. 01. 2023 года, буква «МП» также была убрана с титульного листа. Штампы больше не являются обязательным элементом документа.
5 запрещенных регистраций в трудовых книжках. Как их исправить в свете новых правил
На обложке.
Если компания использует печать, ее оттиск должен быть размещен на титульном листе первой версии бланка трудовой книжки, как обычно. Оттиск должен быть четким и располагаться, как и прежде, в левом нижнем углу. Не закрывайте зарегистрированную информацию. Все пункты должны быть разборчивыми.
Работодателям следует иметь в виду, что заполнять новые бланки можно только на тех сотрудников, которым необходимо выдать дубликат прошлогоднего. Новым работникам, ранее не работавшим в других местах, трудовая книжка не выдается.
В трудовую книжку также необходимо вклеить вкладыш. Правила расположения титульного листа такие же, как и для основной формы.
Печать должна подтверждать информацию, записанную на титульном листе, если в процессе трудовой деятельности в обложку вносятся изменения. Такие потребности могут возникнуть:
В каждом из этих случаев регистрация должна быть аккредитована не только подписью специалиста, но и печатью, если компания ее использует.
Трудовые книжки, справки СТД-Р и другие документы, подтверждающие стаж работника
В случае увольнения
Если меня уволят, нужно ли мне ставить штамп в своем рабочем графике? Конечно, да. Это второй основной случай, когда печать обязательна. Однако и здесь нужно быть внимательным — если компания использует печать в соответствии с уставными документами.
Поставьте печать рядом с подписью специалиста, заверившего регистрационные данные. Не дублируйте регистрационные данные. Запись должна быть разборчивой.
Новые требования и новые обязанности для сотрудников.
В программе прописаны все изменения в работе специалистов в период 2023-2024 годов, включая отчетность, медицинское освидетельствование, воинский учет и оформление льгот для работников, имеющих детей-инвалидов.
Получите доступ к демо-версии и попробуйте учиться бесплатно в течение трех дней.
Работодатели (индивидуальные предприниматели) также должны будут ставить свои печати, если они используют их в своей деятельности.
Если вы переходите на ведение учета в электронном виде, вам также нужно будет ставить печать на бланках, когда вы будете выдавать их своим сотрудникам. Таким образом, записи, сделанные при переходе на новую форму, будут подтверждены. Заполненный бланк передается сотруднику. Затем трудовая книжка должна быть подписана.
Редакция «Справочника кадровика» подготовила статью о правилах увольнения по согласию сторон. Узнайте, как составить соглашение о расторжении трудового договора, чтобы избежать судебных разбирательств с работником, какой размер выходного пособия следует согласовать, чтобы не нарушить закон и не заплатить лишние налоги, а также что грозит работодателю в случае нарушения процедуры.
При приеме сотрудника на работу
При приеме сотрудника на работу вам не нужно ставить печать в трудовой книжке. Трудовые книжки не нужно заверять и не нужно подписывать ответственным сотрудником.
Вся информация, внесенная конкретным работодателем, заверяется одновременно, а не отдельно. Поэтому печать требуется только после последней записи. Это может быть запись о расторжении контракта или о переходе на электронный учет стажа.
Из статьи «Справочник кадровика» узнайте, какие документы должен и не должен требовать каждый кандидат при приеме на работу, как проверить, какие документы приносит сотрудник, и в каких случаях соискателю могут отказать, если он их не предоставил. Документы.
Какие штампы должны быть на них?
В своей работе организации могут использовать различные виды штампов и печатей. Существуют определенные требования к их размещению в трудовых книжках. Например, не допускается заверять записи прямоугольными, треугольными или пломбировочными печатями.
В книгах, содержащих основные элементы органа и его полное название, можно использовать только круглые штампы. При этом должны соблюдаться требования, указанные в учредительном документе.
Посетители в течение трех дней могут получить доступ к образцам и документам, готовым для решения текущих кадровых вопросов.
Компании могут использовать различные круглые печати: главную, отдела кадров, документа и копии. Какие из них ставятся в трудовую книжку? Если печать соответствует основным требованиям, допускаются оба варианта. Такой же позиции придерживается Ростольд в письме от 20 января 2014 г. № ПГ/13282-6-1.
Так, если компания достаточно крупная, у отдела кадров есть своя печать. Если по каким-то причинам основной не доступен, можно сразу обратиться к этому.
Как восстановить утерянные рабочие файлы
Как исправить ошибки в книге.
Как быть, если штампы поставлены не туда или не в том месте.
Нередко компания имеет не одно, а два, три и более юридических лиц. Иногда случается так, что сотрудники путаются и ставят в трудовой книжке не тот штамп, подтверждая регистрацию.
А ведь в ней нет ничего важного. Такую ситуацию всегда можно исправить. Худший вариант — просто отдать бланк сотруднику без каких-либо исправлений. Простое проставление рядом с ним соответствующего оттиска тоже не лучшее решение. Еще одна причина не удалять и не замазывать ничего.
Просто отмените аккредитованную запись. Затем перепишите зарегистрированную информацию, если она верна, и поставьте необходимые штампы. После этого трудовая книжка становится доступной для сотрудника.
Если штамп стоит в неправильном положении, это не так важно. Если неправильно заверена, например, запись о приеме или переводе, поставьте другой штамп об увольнении.